數位變革風潮下,如何有效運用企業知識?

By Taiwan Admin on June 07, 2017

      立即下載白皮書

「知識管理」是從1990 年代開始在全球發展的主題。對企業來說,其中一個目標就是如何透過企業的科技應用與實行方法運用企業知識。但這些年下來,人們對知識管理的關注度逐漸下降。然而,知識管理其實比過去要來的重要許多。

IDC 白皮書《Harnessing Corporate Knowledge in a Time of Digital Disruption》中提到知識管理對現代企業相當重要的五個原因:

一、業務數位化。在過去十年間,與客戶和合作夥伴之間的溝通,已經逐漸從線下靜態、一次性、單向通知的方式,轉變成個人化、長期的線上互動。同時,互動管道也變得數位化與多元化,使企業需要更好的方式管理數位知識。

二、業務行動化。網路與行動裝置的發展與便利性,使越來越多人在辦公室外工作,但他們仍需要能隨時隨地取得公司的集體知識。

三、業務全球化。全球化企業需要與同事、客戶、或合作夥伴,跨地區與時區共同工作,因此必須有效組織企業知識,使任何人隨時隨地都能取得必要知識。

四、業務連續性。企業可能因為員工離職而流失重要知識、延宕業務進展、甚至錯失業務機會。因此,企業必須在討論過程中同步擷取保留知識,使後續新進員工能立即接手工作,避免遺失重要知識。

五、業務合規性。對某些產業來說,知識與溝通內容的保存是法規遵循的必要動作。明確記錄使用者在什麼時間對什麼人說什麼話,以及這些內容如何在做重要決定或交易的討論過程中呈現相當重要。

同時, 數位轉型顧問公司i-SCOOP 發表的文章《 Improving informationintensive
processes: focus on business priorities》,其中提到,在資訊時代的下一個階段,資料與資訊將成為核心企業資產,而企業若要在這個階段中取得成功,必須能在正確的時間為正確的流程與應用提供正確的資訊,以獲得正確的結果、人員、地點等。這種以整體性與綜合性為前提,並能確保提供正確資訊的卓越資訊管理方式,將成為企
業被預期擁有的基本能力。

而數位轉型的時代來臨,企業開始針對目前瓶頸或未來願景,採用新數位技術或導入數位管道,使工作習慣、管理方式、業務型態、商業模式等,在企業本質上有嶄新的蛻變,而行動科技的發展,也改變了現代工作者的工作方式。

無論在任何地方,工作者可透過智慧型手機或平板電腦與同事、客戶、與合作夥伴保持聯繫。但隨著行動工作者的增加與內部輪調及轉職的情形,卻使重要企業知識跟隨工作者移動,而不是由企業擷取並管理而成長期價值。

雖然現代技術使知識管理成為可能,但工作者使用的多種工具仍會對達成知識管理的目標造成阻礙。他們使用不適合用於企業溝通的工具,在行動裝置上進行溝通討論,使知識散佈於不同的應用服務中,更讓同事難以回顧、搜尋、或取得存在於各種文件、電子郵件、對話、即時訊息、文字檔案或語音通話中的相關知識。即使透過這些工具雖然可以改善溝通速度,但卻會因為討論內容分散於多個不相容的系統中,使得搜尋變得更加困難,進一步使企業知識受到危害。

此外,多年來企業與企業領導人嘗試利用系統與流程擷取資訊,並轉化為企業知識,但他們沒有成功。隨著工作的協作程度提高,企業員工必須能隨時隨地取得企業知識。但由於企業員工需要在專案或討論結束後,再花費時間在知識管理系統中記錄存檔,使作為企業競爭優勢關鍵要素的知識管理難以實行。沒有人知道可以如何系統化地將資訊轉換成企業知識。直到目前為止,在四處分散的工作者與工作變換頻繁的工作環境下,要達到成功的知識管理仍非常困難。

那麼企業可以如何進行良好的知識管理? IDC白皮書《Harnessing Corporate Knowledge in a Time of Digital Disruption》中提到幾個關鍵要素:一是企業必須即時、不間斷地擷取知識。而這樣的過程必須直接和日常工作結合,完成工作的同時知識便保存下來,而非另外再指派工作整理記錄。二是使用適合的數位工具。知識的擷取與保存必須在雲端、行動化、安全的數位化平台上完成。三是以企業整體效率與生產力為評估標準。知識管理必須能協助企業提高內外部交流的生產力與彈性,為企業帶來更多價值。

在這個科技快速發展,各種新應用如雨後春筍般相繼出現時,如何有效運用這些工具改善工作效率、帶來更多價值,並妥善擷取、保留、應用、發現重要企業知識,將是企業在這個數位轉型風行的時代,必須反覆思考的議題。

若想了解更多數位轉型與知識管理的相關趨勢,以及宏道資訊的Vmoso 如何以協作式知識管理與協作式流程管理幫助企業數位轉型, 請參閱以下IDC 白皮書《Harnessing
Corporate Knowledge in a Time of Digital Disruption》,以及美商宏道資訊官網介紹。