The BroadVision Blog

Galaxy Consulting

Консалтинговая группа «Galaxy» — глобальный поставщикпрофессиональных услуг, специализирующийся на консультациях по стратегиям бизнеса и на развертываниимасштабных IT-проектов.

Компания пользуется Vmoso в целяхобеспечения успешных коммуникацийи сотрудничества между членами географически разбросанных проектных команд, а также междусотрудниками и клиентами.

Vmoso обеспечивает единый источник истины на протяжении всего проекта,наделяя всех участников проекта доступомк самой актуальной информации.

Компания Galaxy участвует в важном тендерена поставку подряда по консолидированному управлению информационной системой для международной компании-заказчика, задействуя все региональные офисы заказчика.

Так как клиент планирует запускать проект,начиная с центральных региональных офисов: Бостон, Франкфурт и Токио,Galaxy необходимо мобилизовать свою команду в каждый из этих мест для проработки тендера.

Меган в Бостоне работает над коммерческим предложениемвместе с Дитер, который находится во Франкфурте и Акино в Токио,возглавляя региональные команды.

Для удобства в Vmoso создано посвященное проекту пространствои чат для того, чтобы группа управления проектом могла своевременно отчитываться о статусе работ.

Дитер и Акино создают подпространство для свих команд.

У всех участников есть доступ ко всей проектной документации,кроме финансовой,которая доступна только небольшой группе людей.

Так как компания клиента заметнорасширилась в следствии поглощенияболее мелких компаний, в настоящее время используется ряд различных IT-систем по всей организации.

Поэтому консультантам компании Galaxy необходимо переговорить с представителями местных офисов, чтобы понимать объем работ ипровести точную их оценку.

Каждая региональная команда создает пространства в Vmoso,в которых они могут сотрудничать с локальными командами заказчика.

Как ведущий менеджер по проекту, Меганимеет доступ ко всем обсуждениям.

Т.о. через свою руководящую группу она собирает информацию,необходимую для формирования коммерческого предложения.

Когда составление КП приближается к завершению,она назначает ряд задач по рассмотрению документа членами команд для обеспечения наибольшей точности.

Меган может отслеживать, кто из коллег уже завершил задачу, а от кого ей все еще необходимо ждать ответа.

Финальное КП получается весьма убедительным для клиента,поскольку оно отражает понимание как глобальных, так и местныхпроектных требований.

Поэтому заказчик без сомнения выбираеткомпанию Galaxy, как подрядчика по проекту.

Успех любого проекта обычнозависит от того, насколько успешно осуществляется управление процессом преобразований.

Galaxy использует Vmoso, чтобы удостовериться в том, что все запросы изменений отслеживаются и эффективно обсуждаются.

В прошлом слишком частоизменения, запрошенные неформально или через неверный канал, могли привести кзадержкам в реализации проекта или к несоответствию с ожиданиями клиента.

С Vmoso, этого произойти просто не может.

Ведь каждый запрос на изменение в Vmoso создается в виде задачи.

Такой подход весьма ценен для бизнеса.

И любой вопрос, возникающий по поводу внесения измененийможет быть подробно обсужден вкомментариях к задаче.

Вся информация, относящаяся к предполагаемым изменениям,хранится в едином источнике истиныи доступна всем участникам проекта.

Все запросы изменений, реализованные посредством Vmoso, представляют собой жесткие ссылки,упрощая тем самымизучение специфики и влияния предполагаемых изменений на бизнес.

Дитер получает запрос на внесение изменений в проектот офиса заказчика во Франкфурте.

Он подозревает, что это противоречит запросунедавно одобренного изменения,которое было получено офисом в Бостоне.

Дитер просит Меган в задаче Vmoso проверить, так ли это.

В свою очередь, Меган добавляет к беседе свой контакт из офиса заказчика в Бостоне.

Это доказывает, что система коммуникаций компании Galaxyc Vmoso более эффективна, чем клиентская.

Команды заказчика из Бостона и Франкфуртаиспользуют ту самую задачу на запрос о внесении изменений, чтобы урегулировать разгогласия.

Т.о., все участники достигают понимания плана дальнейших действий.

Благодаря Vmoso, развёртывание проекта прогрессируети близится к завершению.

Компания Galaxy и ее заказчик договариваются о поэтапном развертывании,начиная с офиса во Франкфурте.

В ходе подготовки к завтрашнему запуску проектаДитер и его команда в Германииподдерживают непрерывный контакт с клиентом посредством Vmoso.

Но Меган, находясь в Бостоне, а Акино в Токиотакже внимательно следят за тем, как идут дела.

Начало развертывания проекта в офисах их городов назначено на следующую неделю.

Все проходит довольно гладко.

Но в последнюю минуту ведущий технический консультант Мартин попадает в больницу.

Становится понятно, что он не сможетпомогать завтра с развертыванием.

Раньше Дитеру прошлось бы простоотложить начало работ, огорчив заказчика.

Но так как вся информация по проекту есть в Vmoso,сейчас ему проще найти замещающего консультантана место Мартина.

Замещающему сотруднику, конечно, придется ознакомиться с большим объемом информации,за то все необходимое можно быстро и легко найти в Vmoso.

Речь идет не только о проектной документации,но и об обсуждении этих документов,которое содержит немаловажный контекст, которого так не хватаетдокументам как таковым.

На следующий день работы проходят гладко,даже не смотря на отсутствие Мартина.

Клиент в восторге, а оставшаяся частьвнедрения идет по графику.

Т.о., Vmoso улучшает эффективность и результативностьсистемы коммуникаций консалтинговой группы Galaxy,как внутри, так и за пределами компании.

Vmoso ускоряет процесс принятия решений, страхует от ошибок и путаницы,а также организовывает и сохраняет всю совокупность знаний по управлению проектом.

Именно это помогло компании Galaxy справиться со сложностями и выполнить свои обязательства по проекту гладко и своевременно.

Vmoso vs Email

Какая разница между Vmoso и электронной почтой? Нравится вам или нет, но электронная почта составляет важную часть большинства известных видов рабочей связи.

Некоторые видят в ней «отравление» своей рабочей жизни, в то время как другие восхищаются ее простотой и повсеместным распространением.

Но все же большинство людей все еще уверены в том, что это лучший способ для бизнес-коммуникаций и сотрудничества.

В этой презентации мы попробуем взглянуть на основные проблемы электронной почты, и то, как Vmoso может их решить.

Сложно отделить сигнал от других звуков в электронной почте.

Если вы были включены в беседу, но она вам не интересна, вы продолжаете получать сообщения, в независимости от того хотите вы этого или нет.

В Vmoso вы можете скрыть любую беседу, в которой не заинтересованы.

У вас по-прежнему будем возможность доступа и восстановления беседы, если вы того захотите.

Если вы будете упомянуты в беседе, она автоматически становится не скрытой, таким образом, вы не рискуете пропустить ничего важного.

Электронная почта является неудобным инструментом общения, где более двух лиц и различного рода объявлений для большой аудитории.

С людьми, отвечающими в разное время, количество сообщений увеличивается и очень сложно уловить последовательность беседы.

Чем больше людей добавлено в беседу, тем проблема становится больше без человека, владеющего единственной точной копией беседы.

Если вы присоединились уже в середине обсуждения, то пытаетесь найти весь разговор с самого начала и читать его в правильном порядке.

В Vmoso есть копия беседы, которая гарантирует, что у вас всегда будет доступ к ней в полном объеме и в правильном порядке.

Вы можете выбрать вид беседы либо в хронологическом порядке, или по цепочке, так что эти аспекты беседы будут сгруппированы вместе.

Итак, если вы присоединились к обсуждения не с самого начала, то просто начните читать сверху вниз.

Vmoso делится на чаты, которые предназначены для определенной группы людей, и на посты для более широкой аудитории.

Электронная почта крайне ненадежна в плане гарантии выполнения чего-либо.

Вы обычно даже не представляете Прочитал ли ваше письмо получатель, не говоря уже о том, начал ли он работать над тем, о чем вы его попросили.

В Vmoso в каждом комментарии, в каждой беседе есть список тех, кто уже прочитал их, таким образом, вы можете не беспокоиться о том, было ли сообщение доставлено.

Для большей отчетности, каждая задача Vmoso имеет срок исполнения, список уполномоченных и статус выполнения для каждого из них.

Вы можете попросить исполнителей подтвердить заявку, чтобы знать, что она принята, даже если работа над ней еще не началась.

Так же вы можете быстро просмотреть кто выполнил задачу и кто еще в процессе.

Электронная почта фрагментирует корпоративную осведомленность.

Огромное количество коллективной информации компании содержится в беседах электронной почты.

И обычно они хранятся в личных папках сотрудников, а не как общий ресурс компании.

Vmoso понимает, что связь должна быть рука об руку с управлением и знанием информации.

Люди редко тратят время на то, чтобы суммировать важную информацию для дальнейшего использования.

Это весьма удобно, когда на одну беседу, взятую из источника, в случае, если она понадобилась, можно сослаться в другом обсуждении и легко найти позже.

Vmoso позволит вам создавать сложные цепочки коллективной информации путем ссылок на существующий контент.

Таким образом, вместо того, чтобы повторять обсуждение по теме, вы просто можете сослаться на ту беседу, которая была ранее.

Если новому пользователю необходимо присоединиться к обсуждению, просто добавьте его как участника.

Если сотрудник увольняется, вся беседа сохраняется и уже новый сотрудник легко сможет продолжить и завершить его работу.

Управление версиями файла гарантирует то, что у вас не будет множество несовместимых копий одного и того же файла, который передается вокруг.

Все видят последнюю версию с того момента, как они присоединились.

Vmoso позволяет классифицировать весь контент- файлы, чаты, задачи и посты в одну единую структуру с особым контролем доступа, гарантирующим, что люди увидят то, что им было направлено.

Универсальный поиск позволяет вам найти любой контент, независимо от того, в какой форме он был отправлен.

Все эти функции объединены, чтобы сделать Vmoso непросто платформой для связи и сотрудничества в режиме реального времени, а единственным достоверным источником знаний всей коллективной информации.

Но даже если вы уже сделали для себя вывод о проблемах работы с электронной почтой, зачастую это трудно для компании, чтобы сделать какие-либо изменения .

Вот почему Vmoso был разработан таким образом, чтобы быть полностью совместимым с электронной почтой.

Каждая беседа в электронной почте имеет уникальное место назначения.

Это означает, что получатели могут участвовать в обсуждении в полной мере, независимо от того подписаны они на Vmoso или нет.

Таким образом, переход от электронной почты к Vmoso может быть постепенным, вместо необходимости перемещать все одновременно.

Итак, если вы устали тратить время на поиски нужной информации в вашей электронной почте- узнайте больше на broadvision.com/Vmoso.

Vmoso vs Group Chat

Какая разница между Vmoso и групповым чатом? Если вы все больше и больше разочаровываетесь в электронной почте, в качестве основного инструмента бизнес-коммуникаций, то вероятней всего вы рассматривали возможность использования таких инструментов группового чата, как Slack, Hipchat, Facebook, или WeChat online.

Если вы использовали одно из них в течение продолжительного времени то наверняка поняли, что они не только не решают большинства проблем электронной почты, а к тому же добавляют своих собственных.

В этой презентации мы предлагаем посмотреть, как Vmoso решает большинство частых проблем, которые люди видят в инструментах для групповых чатов.

Для тех, кто в поисках серьезного и независимого анализа сильных и слабых сторон группового чата, предлагаем начать со статьи Джейсона Фрида за март 2016г.

«Заставляет ли вас чат потрудиться (попотеть — досл.)?» Вы, возможно, хотите остановиться читать на мгновение прежде чем продолжится презентация.

Джейсон начинает с того, что признает четыре положительных аспекта группового чата: быстрое хэширование, красные оповещения, интересное время препровождение, и развитие чувства принадлежности для удаленных работников.

Но затем он описывает 17 отрицательных аспектов группового чата, которые он резюмирует — как быть весь день на встрече с незнакомыми участниками и безо всякой повестки дня.

Давайте рассмотрим все 17 пунктов, разделим их на четыре группы, и обсудим как Vmoso может их решить.

Самая большая группа, которая состоит из восьми пунктов из 17, относится к ожиданиям незамедлительности.

Инструменты для группового чата хороши для общения в режиме реального времени.

Да, бывает время, когда это действительно важно.

Но гораздо чаще бывает, что в процессе рабочего общения, вам выгоднее не торопиться, если у вас есть на это время и дать взвешенный ответ, а не отвечать рефлекторно.

Vmoso подразумевает оба вида общения.

Если вы на странице чата, то можете видеть ответы в режиме реального времени.

А если вдруг, по каким-либо причинам, нет, к примеру, вы на встрече, или в разных часовых поясах, а возможно пытаетесь сконцентрироваться на более важной задаче, то можете наверстать упущенное и дать ответ, как только будете готовы.

Теперь подходим ко второй группе, связанной с объемом.

Когда вы используете электронную почту, В вашем ящике, наверняка, накапливается очень много непрочитанных сообщений.

В групповом чате это выглядит намного хуже, так как здесь каждая строка является отдельным непрочитанным сообщением, без возможности отфильтровать сюжетную линию.

В Vmoso, все непрочитанные комментарии и беседы группируются в один элемент с четким указанием на то, о чем идет речь, сколько непрочитанных комментариев у вас есть , и сколько появилось новых комментариев с того момента, как вы появлялись в беседе последний раз.

Теперь переходим к третьей группе- фокусировка.

Чаты, как правило, имеют довольно обширные темы, либо, это может быть группа людей, которая общается без конкретной темы.

Так что неудивительно, что зачастую очень сложно сфокусироваться на определенном вопросе.

Диалог то отклоняется от темы, то может повторяться, и вы обнаруживаете, что вам необходимо просеять множество сообщений, абсолютно не интересных вам, чтобы найти информацию, которая вам важна.

Или, еще хуже, если пропущенные сообщения – это то, что вам было нужно.

В Vmoso есть три различных типа разговоров.

Чаты, которые являются неограниченными беседами между указанной группой людей.

Посты, являющиеся объявлением для вещания широкой аудитории и предложением прокомментировать тему.

И задачи- более целенаправленные обсуждения, с определенной целью, сроком исполнения и списком исполнителей.

Неизбежен тот факт, что во время обсуждения одного вопроса, могут возникнуть новые темы.

Беседы Vmoso поточные, и вы можете осуществлять поиск среди комментариев.

И вместо того, чтобы позволить исходной беседе «блуждать» вне темы, он создает новую ссылку на нее.

И теперь мы подходим к завершению и наиболее важной группе вопросов.

Групповой чат- это «здесь и сейчас», в свою очередь, приводит к тому, что сложнее вернуться и найти информацию позже.

Vmoso осознает важность того, что коммуникации должны идти рука об руку с управлением информацией.

Люди редко находят время для того, чтобы суммировать важную информацию для дальнейшего ее использования.

Это очень удобно, когда на одну беседу, взятую из источника, в случае, если она понадобилась, можно сослаться в другом обсуждении и легко найти позже.

Vmoso позволит вам создавать сложные цепочки коллективной информации путем ссылок на существующий контент.

Таким образом, вместо того, чтобы повторять обсуждение по теме вы просто можете сослаться на ту беседу, которая была ранее.

Если новому пользователю необходимо присоединиться к обсуждению, просто добавьте его как участника.

Если сотрудник увольняется, вся беседа сохраняется и уже новый сотрудник легко сможет продолжить и завершить его работу.

Управление версиями файла гарантирует то, что у вас не будет множество несовместимых копий одного и того же файла, который передается вокруг.

Все видят последнюю версию с того момента, как они присоединились.

Vmoso позволяет классифицировать весь контент- файлы, чаты, задачи и посты в одну единую структуру с особым контролем доступа, гарантирующим, что люди увидят то, что им было направлено.

Универсальный поиск позволяет вам найти любой контент, независимо от того, в какой форме он был отправлен.

Все эти функции объединены, чтобы сделать Vmoso непросто платформой для связи и сотрудничества в режиме реального времени, а единственным достоверным источником знаний всей коллективной информации.

Итак, если групповой чат заставляет вас потрудиться (попотеть — досл.), узнайте больше на broadvision.com/Vmoso.

Communication Fragmentation

Что мы подразумеваем под фрагментацией коммуникации? Электронная почта, несмотря на многочисленные недостатки, как правило, означала, что у вас было одно единственное место, для доступа ко всем вашим цифровым коммуникациям.

Но мы вышли за рамки электронной почты, и наши бизнес-коммуникации становятся все более и более рассредоточены через различные сервисы.

Мы называем это фрагментацией коммуникаций.

Мобильные устройства сыграли большую роль в этом процессе, с их широким диапазоном средств коммуникации, доступным в магазине приложений.

Таким образом, вы можете иметь одно приложение для обмена сообщениями, Одно для совместного использования файлов, другое – для управления задачами, третье – для социальных сетей.

Возможно, у вас даже есть несколько приложений для каждого из этих видов активностей, и несколько приложений для общения с различными группами людей.

Но почему так? Почему это важно? Фрагментация означает, что у вас есть много приложений, куда необходимо заходить каждый день, чтобы проверить их.

А это, в свою очередь, занимает много времени.

И сводится к тому, что вам все труднее вернуться и найти информацию позже.

Предположим, у вас была беседа, или был отправлен файл.

Но в каком приложении это было? Вам придется проверить каждыое из них.

И многие из этих приложений не сохраняют предыдущие обсуждения за длительный срок.

И это подвергает риску коллективные знания вашей компании.

Вполне вероятно, что вы подписались на многие из этих приложений как физическое лицо, а не как сотрудник компании.

Предположим, у вас была важная беседа с клиентом, но вы уволились с работы.

Теперь ни у кого из компании нет доступа к этой беседе.

В лучшем случае, это можно назвать неудобным.

В худшем – это может быть незаконным.

В новом законодательстве, касающегося некоторых отраслей деятельности, является обязательным сохранение информации цифровой связи.

Vmoso решает проблемы фрагментации информации путем объединения сообщений, общего доступа к файлам, управлением задачами и социальными сетями в одном приложении, придавая единый вид рабочей информации, на стационарных и мобильных устройствах, в любой точке мира, где бы вы ни находились.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт broadvision.com/vmoso.