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Die fünf Charakteristika für die ideale Collaboration-Plattform am Arbeitsplatz

Das die Organisation von Informationen, Wissen, Zusammenarbeit und Austausch zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern sich substantiell geändert hat ist unbestritten. Das der Bereich erst am Beginn der Veränderung steht und diese disruptiv sein wird, steht für mich auch ausser Zweifel.

deblog4Wie sieht es aus mit dem Informationsaustausch der Zukunft, am Arbeitsplatz. Vielleicht wie auf diesem Bild – wir spüren unseren
Kollegen/Geschäftspartner/Kunden wieder und die Technik ist im Hintergrund. Die Kommunikation steht im Vordergrund und ich muss mich nicht mehr um die Tools kümmern. Die Aufgabe steht im Vordergrund, sie bestimmt den Ablauf und mein “Austauschprogramm” sucht sich das richtige Medium, zur richtigen Zeit, mit den erforderlichen Inhalten.

Oder bestimmt die Technik den Ablauf – ohne Netzwerk, das neuste Framework  – natürlich nur mit Apps, sonst geht im Bereich des Informationsaustausches oder wie es heute so schön heisst der Collaboration gar nichts mehr. Wer arbeitet denn noch von einem Ort, zu festen Zeit und mit einem Device?

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deblog6Zusätzlich kommt noch der Begriff Arbeitsplatz ins Spiel. Der Platz bezeichnet einen Ort von dem aus gearbeitet wird. Dies trifft sicherlich auch heute noch für einen sehr grossen Teil der Mitarbeiter zu. Wer in der Produktion, im Ladengeschäft oder mit der Auslieferung von Ware beschäftig ist, den interessieren die neuste Büroarbeitswelt sicherlich nicht oder nur am Rande.

Dies bedeutet dann also, dass die wesentlichen Punkte, die das ideale Umfeld der einer modernen Collaboration Lösung beschreiben etwas von allem dem beinhalten müssen, was ich bisher kurz angesprochen habe.
Der Rahmen für diese “Ideale Communication” sieht  für mich wie folgt aus: Die freie Bewegungsmöglichkeit in einem 3D Raum. Definiert durch die folgenden Achsen:

deblog7X – Zeit (Realtime oder asynchron Kommunizieren)

Y – Ort/Gerät (Unabhängigkeit von Platz/Device/Firmengrenze)

Z – Inhalt (Kurznachricht, mit Anlagen und/oder Workflow)

Wie bei der Erstellung meiner Wunschfarbe über RGB Regler bewege ich mich frei in diesem Raum und je nach dem auf welchem Punkt ich mich bewege, steht das “Collaboration Modell” bereit.

Ich möchte daraus die fünf wichtigsten/ideal Charakteristika ansprechen:

1. Das Framework muss einfach, schnell und sicher zur Verfügung stehen

Dies bedeutet eine Cloud basierende Lösung. Völlig unabhängig davon ob ich die Lösung als Public oder Privat Cloud genutzt wird. Innerhalb der Firewall oder in einem Federated Cloud Ansatz, verteilt über mehrere Kontinente. Sicherheit ist nicht mehr zu diskutieren, sondern muss geliefert werden!

2. Mobile/Smart Devices

Diese Anforderung ergibt sich aus zwei  sehr wichtigen Punkten. Die ideale Collaboration Umgebung muss es ermöglich einen sehr grossen Teil der Mitarbeitenden einzubinden. Dies ist nicht über den PC oder Desktop zu erreichen. Es gibt keine Möglichkeit den Mitarbeit im Shop oder in der Produktion hier zu beteiligen ohne diesen Ansatz.

Um zusätzlich: Schnell, simple und einfach arbeiten zu können geht es ohne eine Fokussierung auf diese Umfeld nicht mehr. Einen Laptop zu starten erfordert Zeit, Fläche und synchrone Kommunikation ist nur sehr schwer möglich – wie der Erfolg von Chat Lösungen aufzeigt.

3. Integriertes Arbeiten

Das Denken in Silos und die Ausrichtung auf einzelne Applikationen ist sicherlich einer der grössten Hinderungsgründe für sehr gute Zusammenarbeit und Collaboration Möglichkeiten.

Wenn der Mitarbeiter erst lange suchen oder überlegen muss, wo finde ich was und in welchen Framework liegt denn meine Kommunikation – E-Mail, Chat, File oder Dokumentenverwaltung, dann ist es bereits zu spät. Eine 100% Integration ist eine Grundvoraussetzung für die ideale Collaboration Plattform am Arbeitsplatz

4. Collaboration geht über die Unternehmensgrenze

Sicherlich spielt sich ein grosser Teil der Kommunikation innerhalb des Unternehmens ab. Allerdings ist es für jeden ersichtlich, dass mit der Digitalen Transformation der Prozess der Partner und Kundeneinbindung ein bisher nie da gewesenen Stellenwert erreicht. Wenn der Kunde nur das Recht am Produkt erwirbt, es aber bei sich ausdruckt ist sicherlich nicht mehr die fehlerfreie traditionelle Lieferkette im Vordergrund. Der Kunde erwartet, dass die Zusammenarbeit zwischen dem Hersteller, den Zulieferern und ihm zu 100% transparent und nachvollziehbar ist. Nicht ein Austausch im CRM System, E-Mail, über Telefon und dann noch X-Teilnehmer die in ihrer Collaboration auf unterschiedliche Sichten zurückgreifen – “Bitte beschreiben sie mir doch noch einmal ihr Problem” – das sollte Gestern gewesen sein.

5. Zeitlich unabhängig, bei der Umsetzung beliebiger Inhalte

Nutzer müssen frei entscheiden können, wird die Collaboration Aufgabenstellung in Realtime umgesetzt oder erfolgt die Kommunikation asynchron. Diese zeitlich unabhängige Nutzung wird dadurch unterstützt, dass die Art wie Collaboration vom inhaltlichen Aspekt genutzt wird frei umzusetzen ist. Der Nutzer entscheidet ist eine Chat, Blog oder ein Arbeitsablauf das Framework und dies jeweils mit oder ohne Dokumentenanlagen. Weiterhin sollte es möglich sein zwischen den Kommunikationsarten zu wechseln – Beginnen mit einem Chat und diesen dann in einen Workflow weiter nutzen können.

Dies ist meine Sicht, auf die ideale Collaboration Plattform für die Lösung der anstehenden Business Aufgaben. Ich freue mich auf Ihren Feedback.

 

 

 

 

Drei Veränderungen die ich am Arbeitsplatz über die letzten 20 Jahre miterlebt habe

Dieser Blog beschreibt einige der Punkte, die zu den Veränderungen des heutigen Arbeitsplatzes beitragen. Ich werde die drei Punkte etwas näher im Detail beschreiben, die für mich die grössten Auswirkungen auf unsere heutigen Arbeitsplätze haben. Vor diesen Veränderungen gab es den Ansatz in unserer industriellen Gesellschaft “ich gehe zur Arbeit”. Dies war gleichbedeutend mit, an einen bestimmten Arbeitsort zugehen, an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten und dies entweder alleine oder in einer festen Gruppe. Das Bild „ zur Arbeit zu gehen“ verändert sich und wird von einer Reihe von Trends beeinflusst.

Einige dieser Trends:

  • Globalisierung: kulturübergreifend und verteilte virtuelle Teams
  • Das Internet: schnellster Zugriff auf Informationen, überwältigend
  • Work/Life Balance: Familie/Freunde, immer und überall, schnelle Veränderungen
  • Umwälzende Technologien: Mobile Devices überall, Digital Transformation, Blockchain
  • Ort: Büro, Zuhause, Unterwegs – zu jeder Zeit an jedem Ort
  • Teilen: Uber, Airbnb und weitere
  • Neue Wege der Zusammenarbeit
  • Fachkräfte Mangel: Der Arbeitsplatz muss sehr attraktiv gestaltet werden, damit er    motivierend auf die Mitarbeiter wirkt und sie beim Unternehmen bleiben.
  • Schlankes Unternehmen: Arbeitsplätze unterliegen der ständigen Überprüfung im Hinblick auf ihren Mehrwert für das Unternehmen. Eine Verlagerung kann zu jedem Zeitpunkt an fast jeden Ort durchgeführt werden.

Die drei Veränderungen, die mich, meine Arbeitswelt und meine persönliche damit verbundene Umgebung, in den letzten 20 Jahren am meisten beeinflusst haben:

1. Standortunabhängigkeit

deblog1Diese Entwicklung habe ich über die letzten 20 Jahre in mehreren Schritten miterlebt. Zuerst kam das Grossraumbüro noch mit dem eigenen Arbeitsplatz, Telefon, Arbeitsplatz Computern (E-Mail gab es nur für die Firmen interne Kommunikation) und einer Assistentin für unser Verkaufsteam. Im zweiten Schritt, gab es Arbeitsplatz Sharing, E-Mail für interne und externe Kommunikation, Arbeitsplatzcomputer, Mobiltelefone und keine Assistentin mehr für das Team. Heute die 100% Entkoppelung von einem fixen Arbeitsplatz, eine nahezu 100% Ausrichtung auf Mobile Devices und Softwarelösungen die mich immer und überall mit meinen Kollegen, Kunden und Partnern kommunizieren und zusammenarbeiten lassen, ohne dabei Information noch redundant zu halten.

Wie erlebe ich dieses Arbeiten, das wirklich fliessend in seinen Übergängen stattfindet;

Sehr positive dort wo es mich von Zwängen befreit, wie z.B.:

  • Verkehrsstress – Nicht mehr fix zu einer Uhrzeit in einem Büro zu sein, mit Kunden über Videokonferenz sich auszutauschen ohne im Freitagsstau zu stehen.
  • Leistung – Ich kann in grossen Teilen bestimmen wann ich welche Aufgaben angehen und erledige, da ich nicht mehr an Bürozeiten gebunden bin, meine Tools mir immer zur Verfügung stehen.
  • Zeitplanung – die Flexibilität hat sich sehr erhöht und da ich von überall zu jeder Zeit meinen Aufgaben nachgehen kann, ergeben sich mehr Freiräume die ich nutzen kann.

Allerdings gibt es auch  Schattenseiten dieser neuen Welt:

  • Erreichbarkeit – Es entsteht ein hoher Druck, da ich als Person eigentlich immer und überall erreichbar bin.
  • Kollegen/Teams – Ein „WIR“ Gefühl, das Miteinander und das sich Kennen unter Kollegen/Teams gibt es kaum noch. Es ist sehr schwer einen Ansatz aufzubauen wie z.B. wie erreichen wir gemeinsame Ziele.
  • Strukturen – Strukturierte Abläufe und Prozesse haben stark abgenommen. Alles ist „schnell-schnell“ zu erfolgen, unverbindlich und ist unter ständig wechselnden Rahmenbedingungen zu erledigen.

Die genannten Punkte sind sicherlich nicht vollständig und geben nur eine kleine Bandbreite wieder. Insgesamt überwiegen für mich die Vorteile dieser Entwicklung, wenn ich es schaffe:

  • Mich selber abzugrenzen – 1 Tag ist nicht gleich 24 Stunden Arbeit
  • Meine Kommunikation auch weiterhin einen hohen Anteil von direkter, persönlicher Kommunikation beinhaltet – nicht alles findet in virtuellen Umgebungen statt.
  • Ich die für mich erforderliche Arbeitsumgebung aufbaue – jeder muss hier seinen Weg abbilden. Es gibt nicht „One Size Fits All“

2. Technologie

deblog2Da ich mich persönlich im Bereich der IT-Technologie mit meiner Arbeitswelt und meinen Arbeitsaufgaben befinde, ist die Veränderung im Technologiebereich sicherlich die physikalisch greifbarste Änderung. Begonnen habe ich mit der Lochkarte am Grossrechner und einem Telefon pro Abteilung im Büro. Heute geht alles über Mobile Devices, Standortunabhängig. Diese Änderung ist so greifbar und damit täglich präsent. Es ist wie das Zähneputzen oder das Anziehen – genau so ist die Technologie alltäglich. Viele Personen setzen das Mobiltelefon bereits gleich mit den wichtigsten Organen in unserm Körper.

3. Sharing

deblog3Teilen ist essentiell und die Entwicklung steht gerade erst am Beginn. Ich gehöre noch zu einer Generation wo der Besitz von Dingen sicherlich eine hohe Bedeutung gehabt hat. Dies hat sich eindeutig in eine Richtung verändert, die zu Beginn für mich persönlich mit eine der schwierigsten Umstellungen gewesen ist. Ich hatte mein Büro, mit meiner persönlichen Umgebung – also meinen Rückzugsort. Dazu meine Arbeitsumgebung – einen Arbeitsplatzrechner oder Laptop, wo ich die Daten und Information ordnete und abgelegt habe nach meinen Vorstellungen. Heute ist das Büro überall. Die Daten in der Cloud, und die Transparenz von meiner Arbeit sehr hoch, da Informationen nicht mehr bei  mir sind sondern geteilt werden. Dieser Prozess ist in der persönlichen Umgebung schon viel weiter voran geschritten, mit Ansätzen wie Uber, Airbnb und vielen weiteren. Das Sharing steht erst am Beginn der Umsetzungsmöglichkeiten und wird damit auch die Arbeitswelt noch sehr stark prägen und verändern. In unseren heutigen Arbeitsumgebungen, mit der Flut von Information, über viele parallele Kanäle eine Weg zu finden, nicht mehr alles doppelt und dreifach zu erhalten, zu verteilen,manchmal auch zu bearbeiten oder ablegen zu müssen, hat sicherlich einen ganz besonderen Reiz. Teilen bildet die Basis, das jeder gleiche Informationen hat, wer genau im Arbeitsprozess welche Schritte durchführt, wann und mit welchen Ergebnissen. Der wohl wichtigste Punkt, Wissen wird geteilt und ist nicht mehr persönliches Eigentum.

So erlebe ich im Augenblick die Veränderung der Arbeitsplatz Umgebung. Ich freue mich auf ihren Feedback und vielleicht eine  angeregte Diskussion.